Pri prvom zoznámení s obchodnou korešpondenciou môže vzniknúť dojem, že ide o príliš komplikovaný systém. V skutočnosti rôzne typy obchodných listov ekologicky zodpovedajú potrebám jednotlivca v interakcii.
Obchodný list o spolupráci
Prvým mostom medzi možnými budúcimi partnermi je spravidla obchodný list o spolupráci. Zástupcovia oboch firiem sa už môžu oboznámiť a uskutočniť predbežné rokovania, ale oficiálnym kontaktom bude list o spolupráci.
Dôležité body pre tento dokument:
- odvolať sa na konkrétnu osobu;
- odkaz na stretnutie alebo zdroj informácií o tejto firme;
- zhrnutie podstaty veci;
- tabuľky, ceny a ďalšie dodatočné informácie je lepšie poslať do aplikácie.
Obchodný list zo schôdze
Ak bude úspešný, ďalším krokom bude obchodný list zo stretnutia. Tento druh obchodných listov môže znížiť počet prechodných etáp rokovaní a ovplyvniť úspech nadchádzajúcej schôdze. Zainteresovaná strana by mala podrobnosti premysliť na najmenšie detaily:
- predpisy;
- agenda;
- formulovať otázky na diskusiu;
- načrtnúť rozsah sekundárnych problémov, ktoré môžu vzniknúť v procese;
- pripraviť informačné aplikácie, čo je vhodné pre druhú stranu čítať pred schôdzou.
Také obozretné obchodné listy pomôžu vyhnúť sa nedorozumeniam, nezrovnalostiam a iným nepríjemným momentom, ktoré môžu ovplyvniť výsledok rokovaní. Na základe výsledkov rokovaní je na stretnutí napísané ďalšie obchodné oznámenie, ale už vo forme správy o dosiahnutých výsledkoch. Slúži rovnakému účelu: zabezpečiť, aby partneri správne interpretovali dosiahnuté dohody. Druhá strana je vyzvaná, aby potvrdila zápisnicu zo schôdze alebo spravila zmeny a doplnenia spravidla na jeden deň.
Iné druhy obchodnej korešpondencie
S už založenými vzťahmi najčastejšie tieto typy obchodných listov, ako napríklad žiadosť o obchodné listy a následne písomnú odpoveď. Ak dôjde k akýmkoľvek zmenám v dohodách alebo ak sú potrebné ďalšie informácie, jedna firma zašle ďalší požadovaný list.
Na udržanie existujúcich obchodných vzťahov alebo na vytvorenie nových obchodných vzťahov sa poskytujú takéto obchodné listy ako obchodné listové pozvánky a obchodné reklamné listy. Firma môže zorganizovať konferenciu, výstavu, seminár atď. A pozvať reálnych a potenciálnych partnerov v osobe manažmentu alebo v celom tíme. Bude to lacnejšie posielať obchodný list, ale návratnosť z neho je oveľa nižšia.
Obchodná etiketa zahŕňa list vďačnosti v reakcii na splnenie požiadavky zmluvnej strany alebo na ďalšiu spoluprácu.
Niektoré typy obchodnej korešpondencie môžu byť ťažšie písať. Sú to:
- obchodný list o zamietnutí;
- obchodný list s omluvami;
- obchodné listové vyhlásenie;
- žiadosť o obchodné listy.
V týchto dokumentoch je obzvlášť dôležité zachovať benevolentný a úctivý tón. Čo sa týka listu žiadosti, v súlade s pravidlami podnikateľskej etiky sa formulácia sťažnosti používa aj v tých prípadoch, keď v živote dôjde k dopytu.
Čo hľadať v obchodnej korešpondencii:
- dôležitým okamihom pre akýkoľvek obchodný list je odvolanie sa na konkrétnu osobu so správnym hláskovaním celého mena, pozície, názvu spoločnosti;
- bez ohľadu na to, či napíšete elektronický obchodný list alebo papierový list - mal by byť na hlavičkovom papieri so všetkými náležitosťami;
- etika, správnosť a rešpekt - jediný prijateľný tón pre obchodné listy.
- list by mal byť udržiavaný v suchom, obchodnom štýle - je lepšie vyhnúť sa emocionálnym obratom od bežného prejavu.
Firemný list, napísaný s týmito nuansami, bude mať lepší dojem na vášho odosielateľa. A v podnikateľskom svete to pomôže otvoriť pravé dvere.